Websites entstehen heute immer häufiger in Teams, die einer Zeitungs- oder Rundfunkredaktion an Manpower und Vielseitigkeit in nichts nachstehen. Ein Web-Content-Management-System, das Teamwork nicht unterstützt, wäre nur die Hälfte wert.

WebGate Anywhere lässt sich flexibel an die Aufgabenverteilung und die Verantwortlichkeiten in einem Web-Redaktionsteam anpassen. Für jeden Seitentyp können Genehmiger bestimmt werden, die über die Freigabe des Dokuments entscheiden. Rohfassungen von Dokumenten, die sich noch im Genehmigungsfluss befinden, sind dem Besucher der Website nicht zugänglich. Erst wenn der zuständige Redakteur das Dokument freigegeben hat, wird es von WebGate Anywhere in die Navigation eingefügt und damit für den Site-Besucher sichtbar.

Mit einem klaren Freigabemechanismus sorgt WebGate Anywhere dafür, dass sich der Abstimmungsaufwand bei der Aktualisierung und Erweiterung einer Website für alle Beteiligten auf ein Minimum reduziert.

Die strikte Trennung zwischen Layout und Inhalt ermöglicht dem Autor die Konzentration auf das Wesentliche: den Inhalt. Sie reduziert zudem den Abstimmungsbedarf bei der Erstellung und Pflege einer Website drastisch.

Indes ersetzt Sie nicht die gemeinsame Arbeit im Team zur Festlegung und Ausformulierung der Inhalte. Typischerweise arbeiten hierzu mehrere Mitglieder eines Redaktionsteams zusammen an Rohversionen der Dokumente, bis diese zur Veröffentlichung reif sind.

WebGate Anywhere stellt für die Teamarbeit einen Freigabemechanismus zur Verfügung. Er sorgt dafür, dass keine Vorabversionen, die sich noch im Abstimmungsprozeß befinden, im Web sichtbar sind. Erst die Freigabe zur Veröffentlichung trägt das Dokument in alle relevanten Navigatoren ein.

Die folgende Abbildung verdeutlicht den in WebGate Anywhere implementierten Redaktions-Workflow:

1. Wann immer ein Dokument neu angelegt oder abgespeichert wird, wird der Status auf den Wert „in Arbeit“ gesetzt. War das Dokument vor dem Bearbeiten freigegeben oder archiviert, so wird eine neue „Dokumentversion“ erstellt und diese zum Bearbeiten angeboten.
2. Ist die Bearbeitung abgeschlossen, wird das Dokument vom Autor einem „Genehmiger“ zur Genehmigung vorgelegt. Der Status wechselt auf „zur Genehmigung“. Die ursprünglichen Autoren haben nun nicht mehr die Berechtigung das Dokument weiter zu bearbeiten.
3. Der „Genehmiger“ kann das Dokument freigeben, sperren oder zur Nachbearbeitung wieder in den Status „in Arbeit“ setzen. In diesem Fall bekommen die ursprünglichen Autoren wieder Bearbeitungsrechte.
   Wird das Dokument freigegeben, so wird es automatisch in alle Web-Navigatoren eingetragen und ist damit aus dem Web erreichbar. Eine eventuell vorher freigegebene Version wird in den Status „archiviert“ gesetzt.

Bei jeder Statusänderung werden Mails an diejenigen Personen gesendet, die für die Weiterverarbeitung des Dokuments zuständig sind: wird ein Dokument zur Genehmigung vorgelegt, so erhalten die (in dieser Genehmigungsstufe) vorgesehenen Genehmiger eine Mailbenachrichtigung. Wird ein Dokument freigegen oder zur Überarbeitung zurückgewiesen, so erhält der letzte Autor eine entsprechende Benachrichtigungsmail.

Wie diese Mails versendet werden hängt von dem verwendeten Datenbank-Server ab.

Wird Domino verwendet, werden die Mails über den Domino-Server versendet. Für JDBC-Datenquellen muss eine Konfiguration wie unter Kapitel Mailserver beschrieben vorgenommen werden.

Ist ein mehrstufiger Genehmigungsworkflow im Seitentyp eingestellt, so bleibt das Dokument solange im Zustand zur Genehmigung, bis entweder alle Genehmigungsebenen das Dokument freigegeben haben, oder das Dokument von einer der Genehmigungsebenen zur Überarbeitung zurückgewiesen wurde.

Auf jeder Genehmigungsstufe kann definiert werden, wie viele Genehmigungen auf dieser Stufe notwendig sind, um die nächste Genehmigungsebene zu erreichen.

Tragen Sie in einer Genehmigungsebene 2 als Anzahl Genehmigungen ein, so entsteht ein Workflow nach dem 4-Augen-Prinzip (bei 3 entsprechend ein 6-Augen-Prinzip etc.)

Um ein „Steckenbleiben“ im Genehmigungsworkflow verhindern zu können (z. B. weil ein Genehmiger nicht verfügbar ist), wird jedem Workflow ein „Admin-Genehmiger“ zugeordnet. Der Admin-Genehmiger hat jederzeit das Recht, ein Dokument im Status zur Genehmigung freizugeben oder zur Überarbeitung zurückzuweisen.